۵ دستیار برنامه‌ ریزی هوش مصنوعی برای افزایش بهره‌وری

تعادل بین برنامه‌های فشرده، برنامه‌ریزی جلسات و مدیریت لیست‌ متنوع کارها، در کنار سایر کارهای روزمره زندگی می‌تواند خسته‌کننده باشد. بیست سال پیش، ثبت زمان‌بندی و برنامه‌ریزی بر روی کاغذ انجام می‌شد که البته هنوز هم استفاده می‌شود! اما در چند سال گذشته شاهد افزایش برنامه‌های کامپیوتری زمان‌بندی و مدیریت زمان بوده‌ایم که به ما کمک می‌کنند تا وقتمان را بهتر مدیریت کنیم. هوش مصنوعی (AI) اکنون در مرکز بسیاری از راه‌حل‌های نرم‌افزاری قرار دارد، تعجب‌آور نیست که دستیارهای AI و ابزارهای برنامه‌ریزی (scheduling and time management apps) هم بخش بزرگی از این بازار را شامل می‌شوند.

برای تهیه فهرستی از بهترین دستیاران برنامه‌ریزی هوش مصنوعی، ما طیف گسترده‌ای از آن‌ها را از نظر ویژگی‌، امتیاز کاربران و تشخیص صنعتی ارزیابی کردیم؛ برترین‌ها ابزارهایی هستند که قابلیت‌ برنامه‌ریزی قوی، اتوماسیون هوشمند و ادغام یکپارچه با مجموعه‌های بهره‌وری محبوب (seamless integration with popular productivity suites) را ارائه می‌دهند.

دستیاران برنامه‌ریزی AI ابزارهایی هستند که از الگوریتم‌های یادگیری ماشین (ML) برای کمک به کاربران در ساده‌سازی فرآیند برنامه‌ریزی، مدیریت تداخل قرار ملاقات‌ها و افزایش بهره‌وری با اتوماسیون فرآیند برنامه‌ریزی قرار ملاقات‌ها، جلسات و رویدادها استفاده می‌کنند.
این برنامه‌های هوشمند می‌توانند تقویم‌های مختلف را همگام و مدیریت کنند و قوانین مختلف را برای پیشنهاد بهترین زمان‌ برای جلسات، جلوگیری از تداخل قرار ملاقات‌ها و کاهش خطاهای برنامه‌ریزی اعمال کنند. به علاوه، آنها می‌توانند یادآوری‌ها را ارسال کنند، درخواست‌های تغییر زمان را مدیریت کنند و با تغییرات به صورت زمان واقعی (در دسترسی ۲۴ ساعته) سازگار شوند و اطمینان حاصل کنند که کاربران در میان برنامه‌های پرمشغله خود، سازمان‌یافته و در مسیر درست باقی می‌مانند.

Trevor AI در فوریه ۲۰۱۶ به عنوان یک برنامه تأسیس شد که تمرکزش بر روی مدیریت زمان و مدیریت کارها بود. افراد می‌توانند با استفاده از این ابزار برنامه‌ریزی، کنترل و تمرکز خود در برنامه‌هایشان را ارزیابی کنند. این ابزار مدیریت برنامه‌ها، با ویژگی‌هایی مانند مرکز کارها (task hub)، برنامه‌ریز هوشمند (smart planner)، برنامه‌ریزی بی‌نهایت کارها (unlimited task scheduling)، حالت تمرکز (focus mode)، پیش‌بینی مدت زمان انجام کارها (predicted task duration) و پیشنهادهای برنامه‌ریزی هوش مصنوعی (AI scheduling) ، دارای جذابیت زیادی برای هر کسی است که به دنبال یک دستیار برنامه‌ریزی AI برای افزایش بهره‌وری می‌باشد.

یک قابلیت منحصر به فرد این ابزار این است که تابع برنامه‌ریزی هوشمند اپلیکیشن می‌تواند تقویم‌ها، عادات و اولویت‌های کاربران را تجزیه و تحلیل کرده و زمان‌های بهینه برای اختصاص خودکار کارها را پیشنهاد دهد. لیست کارهای یکپارچه اپلیکیشن همچنین می‌تواند به کاربران نمای کاملی از برنامه‌های روزانه آنها را ارائه دهد.
هرچند قابلیت‌های ادغام Trevor ممکن است محدود باشد، اما می‌تواند با ابزارهایی مانند تقویم Google و تقویم Outlook و Office360 ادغام شود.

Reclaim AI در ژوئن ۲۰۱۶ در پورتلند اورگن تأسیس شد، این ابزار یک دستیار تقویم مبتنی بر هوش مصنوعی است که طراحی شده تا به کاربران کمک کند زمان خود را برای انجام کارها و اهداف مورد نظرشان به طور موثر‌تر تخصیص دهند.
Reclaim AI به خاطر مسدود کردن زمان انعطاف‌پذیر برای کاربران شناخته شده است، که به طور خودکار وظایف و پروژه‌ها را از پلتفرم‌هایی که قبلاً استفاده می‌کردند، وارد می‌کند.

این برنامه به کاربران امکان ایجاد برنامه‌های هفتگی سفارشی بر اساس اولویت‌های کاری آنها را می‌دهد. الگوریتم برنامه‌ریزی Reclaim AI تقویم‌های فردی، عادات و اولویت‌ها را تجزیه و تحلیل کرده و الگوهای برنامه‌ریزی را بهینه می‌کند. این پلتفرم قادر به ادغام با ابزارهای کاری محبوب مانند Asana، Slack، ClickUp و Zoom است.

Clockwise ابزار اتوماسیون تقویم و برنامه‌ریزی AI است که به هماهنگی روش‌های کاری افراد یا تیم‌ها کمک می‌کند. Clockwise به کاربران امکان متصل شدن به تقویم‌های خود، تنظیم ترجیحات جلسات و تصمیم‌گیری در مورد جلسات انعطاف‌پذیر را می‌دهد تا آن‌ها بتوانند به طور خودکار روز خود را بر اساس این ترجیحات بهینه سازند.

یک ویژگی منحصر به فرد این ابزار، برنامه‌ریزی هوشمند AI آن است که به کاربران کمک می‌کند درخواست‌های برنامه‌ریزی گروهی را به راحتی مدیریت کنند، در هفته خود فضا ایجاد کنند و زمانی با یک گروه پیدا کنند.
این ابزار با پلتفرم‌های دیگر مانند Asana و Slack ادغام می‌شود و ویژگی‌های دیگری از جمله وقفه‎‌های انعطاف‌پذیر (flexible holds)، وقفه‎‌های زمان ناهار (lunch holds)، استراحت‌های هوشمند جلسات (smart meeting breaks)، همگام‌سازی وضعیت Slack و همگام‌سازی تقویم شخصی (personal calendar sync) دارد.

Sidekick یک نرم‌افزار برنامه‌ریزی جلسات آنلاین پرکاربرد دیگر است که با هوش مصنوعی و پردازش زبان هوشمند ساخته شده است. این ابزار در سال ۲۰۱۹ تأسیس شد و به خاطر ناراحتی و نارضایتی یکی از بنیان‌گذاران آن، Nathan Jean، از ابزارهای مدیریت تقویم موجود و چالش‌های برنامه‌ریزی که در آن زمان داشتند، به وجود آمد.
Sidekick چندین گزینه برنامه‌ریزی جلسات را ارائه می‌دهد، از جمله Sidekick Scheduling که زمان‌های بهینه جلسات برای افراد و تیم‌ها را شناسایی می‌کند، Forward to Schedule که جلسات را از طریق ایمیل برنامه‌ریزی می‌کند و صفحه برنامه‌ریزی سفارشی آن که با میهمانان برای برنامه‌ریزی سریع به اشتراک گذاشته می‌شود.

این ابزار به خوبی با بسیاری از ابزارهای جلسات آنلاین مانند Google Meet، Zoom، Skype، Microsoft Teams و غیره ادغام می‌شود.
Sidekick در G2 با امتیاز ۵ از ۵ ارزیابی شده است و بیشتر کاربران می‌گویند که این برنامه زمان‌بندی و صرفه‌جویی در زمان، برای افراد پرمشغله که هر روز با مشتریان جلسه برگزار می‌کند ضروری است.

این ابزار در ابتدا در سال ۲۰۱۷ به عنوان ابزاری داخلی در پلتفرم بهره‌وری ClickUp که مقر آن در کالیفرنیا است، توسعه یافت. سپس به عنوان نرم‌افزار همکاری و بهره‌وری ابری به عموم عرضه شد. هدف ClickUp حل مشکل بهره‌وری پراکنده ناشی از استفاده از چندین ابزار و اکوسیستم‌های جداگانه بود.
این ابزار یک طرح رایگان و مجموعه‌ای از ویژگی‌های مفید را ارائه می‌دهد، از جمله بیش از ۱۰۰ پیش‌فرض و قالب از پیش ساخته شده، قالب‌های تخته سفید (whiteboard templates)، ردیابی زمان محلی (native time tracking)، خلاصه AI و فیلدهای سفارشی پیشرفت (AI summary and progress custom fields)، رونویسی صوتی و ویدیویی (voice and video transcription) و پرسش و پاسخ تعاملی (Interactive Q&A ).

کاربران می‌توانند ClickUp را با بیش از ۱۰۰۰ برنامه شخص ثالث از جمله Slack، GitLab، Google Drive، Zoom و Microsoft Teams ادغام کنند. ClickUp همچنین می‌تواند خلاصه پروژه و به‌روزرسانی پیشرفت، موارد اقدام، برنامه‌ریزی زیرکارها و پر کردن خودکار داده‌ها را خودکارسازی کند.
ClickUp از بازخوردهای عالی از وب‌سایت‌های بررسی مختلف، از جمله ۴.۷ از ۵ ستاره در G2 و امتیاز ۸.۵ از ۱۰ در TrustRadius برخوردار است.