5 دستیار برنامه‌ ریزی هوش مصنوعی برای افزایش بهره‌وری

در دنیای پرمشغله امروز، مدیریت زمان و برنامه‌ ریزی دقیق، کلید موفقیت در زندگی شخصی و حرفه‌ای است. با پیشرفت روزافزون فناوری، دستیارهای هوشمند مبتنی بر هوش مصنوعی به عنوان ابزارهایی قدرتمند برای افزایش بهره‌وری و تسهیل برنامه‌ ریزی معرفی شده‌اند. این دستیارها با استفاده از الگوریتم‌های پیچیده و یادگیری ماشین، قادرند وظایف مختلف را سازماندهی کرده، یادآورهای به‌موقع ایجاد کنند و حتی پیشنهادهای هوشمندانه برای بهبود زمان بندی شما ارائه دهند. در این مقاله، به بررسی مزایا و کاربردهای دستیار برنامه‌ ریزی هوش مصنوعی پرداخته و به شما نشان می‌دهیم چگونه این ابزارها می‌توانند زندگی شما را متحول کنند.

تعادل بین برنامه‌های فشرده، برنامه‌ ریزی جلسات و مدیریت لیست‌ متنوع کارها، در کنار سایر کارهای روزمره زندگی می‌تواند خسته‌کننده باشد. بیست سال پیش، ثبت زمان‌بندی و برنامه‌ ریزی بر روی کاغذ انجام می‌شد که البته هنوز هم استفاده می‌شود! اما در چند سال گذشته شاهد افزایش برنامه‌های کامپیوتری زمان‌بندی و مدیریت زمان بوده‌ایم که به ما کمک می‌کنند تا وقتمان را بهتر مدیریت کنیم.

هوش مصنوعی (AI) اکنون در مرکز بسیاری از راه‌حل‌های نرم‌افزاری قرار دارد، تعجب‌آور نیست که دستیارهای برنامه‌ ریزی هوش مصنوعی و ابزارهای برنامه‌ ریزی (scheduling and time management apps) هم بخش بزرگی از این بازار را شامل می‌شوند.

برای تهیه فهرستی از بهترین دستیاران برنامه‌ ریزی، ما طیف گسترده‌ای از آن‌ها را از نظر ویژگی‌، امتیاز کاربران و تشخیص صنعتی ارزیابی کردیم؛ برترین‌ها ابزارهایی هستند که قابلیت‌ برنامه‌ ریزی قوی، اتوماسیون هوشمند و ادغام یکپارچه با مجموعه‌های بهره‌وری محبوب (seamless integration with popular productivity suites) را ارائه می‌دهند.

بیشتر بخوانید:
هوش مصنوعی چیست؟ آموزش AI و کاربردهای آن
یادگیری ماشین چیست و چگونه کار می کند؟
ابزارهای هوش مصنوعی برای افزایش بهره وری
معرفی هوش مصنوعی محاوره ای؛ آشنایی با بهترین چت بات های دنیا

دستیاران برنامه‌ ریزی هوش مصنوعی ابزارهایی هستند که از الگوریتم‌های یادگیری ماشین (ML) برای کمک به کاربران در ساده‌سازی فرآیند برنامه‌ ریزی، مدیریت عدم تداخل قرار ملاقات‌ها و افزایش بهره‌وری با اتوماسیون فرآیند برنامه‌ ریزی قرار ملاقات‌ها، جلسات و رویدادها استفاده می‌کنند.

این برنامه‌های هوشمند می‌توانند تقویم‌های مختلف را همگام و مدیریت کنند و قوانین مختلف را برای پیشنهاد بهترین زمان‌ برای جلسات، جلوگیری از تداخل قرار ملاقات‌ها و کاهش خطاهای برنامه‌ ریزی اعمال کنند. به علاوه، آنها می‌توانند یادآوری‌ها را ارسال کنند، درخواست‌های تغییر زمان را مدیریت کنند و با تغییرات به صورت زمان واقعی (در دسترسی ۲۴ ساعته) سازگار شوند و اطمینان حاصل کنند که کاربران در میان برنامه‌های پرمشغله خود، سازمان‌یافته و در مسیر درست باقی می‌مانند.

دستیاران برنامه‌ ریزی مبتنی بر هوش مصنوعی، ابزارهای قدرتمندی هستند که با بهره‌گیری از الگوریتم‌های یادگیری ماشین، فرآیند پیچیده برنامه‌ ریزی را برای کاربران ساده‌تر می‌کنند. این دستیاران هوشمند با مدیریت خودکار تقویم‌ها و اعمال قوانین هوشمند، بهترین زمان‌ها را برای جلسات پیشنهاد داده و از تداخل قرار ملاقات‌ها جلوگیری می‌کنند. علاوه بر این، با ارسال یادآوری‌ها و سازگاری با تغییرات لحظه‌ای، اطمینان حاصل می‌کنند که کاربران همیشه از برنامه‌های خود آگاه هستند و در مسیر درست قرار دارند. به طور خلاصه، این دستیاران با اتوماسیون فرآیند برنامه‌ ریزی، افزایش بهره‌وری و کاهش خطاهای انسانی، به یک همراه ضروری برای افراد پرتلاش تبدیل شده‌اند.

Trevor AI در فوریه 2016 به عنوان یک برنامه تأسیس شد که تمرکزش بر روی مدیریت زمان و مدیریت کارها بود. افراد می‌توانند با استفاده از این ابزار برنامه‌ ریزی، کنترل و تمرکز خود در برنامه‌هایشان را ارزیابی کنند. این ابزار مدیریت برنامه‌ها، با ویژگی‌هایی مانند مرکز کارها (task hub)، برنامه‌ریز هوشمند (smart planner)، برنامه‌ ریزی بی‌نهایت کارها (unlimited task scheduling)، حالت تمرکز (focus mode)، پیش‌بینی مدت زمان انجام کارها (predicted task duration) و پیشنهادهای برنامه‌ ریزی هوش مصنوعی (AI scheduling) ، دارای جذابیت زیادی برای هر کسی است که به دنبال یک دستیار برنامه‌ ریزی AI برای افزایش بهره‌وری می‌باشد.

یک قابلیت منحصر به فرد این ابزار این است که تابع برنامه‌ ریزی هوشمند اپلیکیشن می‌تواند تقویم‌ها، عادات و اولویت‌های کاربران را تجزیه و تحلیل کرده و زمان‌های بهینه برای اختصاص خودکار کارها را پیشنهاد دهد. لیست کارهای یکپارچه اپلیکیشن هم می‌تواند به کاربران نمای کاملی از برنامه‌های روزانه آنها را ارائه دهد.
هرچند قابلیت‌های ادغام Trevor ممکن است محدود باشد، اما می‌تواند با ابزارهایی مانند تقویم Google و تقویم Outlook و Office360 ادغام شود.

دستیار هوش مصنوعی Reclaim AI، در ژوئن 2016 در پورتلند اورگن بنیان‌گذاری شد. هدف اصلی این ابزار، کمک به کاربران برای مدیریت مؤثرتر زمان و دستیابی به اهدافشان است. Reclaim AI با اتکا بر هوش مصنوعی، به طور خودکار وظایف و پروژه‌های شما را از سایر پلتفرم‌های کاری که استفاده می‌کنید، جمع‌آوری کرده و زمان مشخصی را برای انجام آن‌ها در تقویم‌تان رزرو می‌کند. این ویژگی به شما کمک می‌کند تا زمان‌های آزادتان را به طور مؤثری مدیریت کرده و تمرکز بیشتری روی کارهای مهم خود داشته باشید.

علاوه بر این، Reclaim AI امکان ایجاد برنامه‌های هفتگی سفارشی را فراهم می‌کند تا بتوانید اولویت‌های کاری خود را به بهترین شکل در برنامه‌ ریزی روزانه‌تان بگنجانید. الگوریتم هوشمند این پلتفرم، تقویم شخصی، عادات و اولویت‌های شما را تحلیل کرده و سپس یک برنامه زمانی بهینه شده را ارائه می‌دهد. قابلیت ادغام با ابزارهای پرکاربردی مانند Asana، Slack، ClickUp و Zoom نیز از دیگر ویژگی‌های برجسته Reclaim AI است که استفاده از آن را برای کاربران بسیار آسان‌تر کرده است.

Clockwise ابزار اتوماسیون تقویم و برنامه‌ ریزی هوش مصنوعی است که به هماهنگی روش‌های کاری افراد یا تیم‌ها کمک می‌کند. Clockwise به کاربران امکان متصل شدن به تقویم‌های خود، تنظیم ترجیحات جلسات و تصمیم‌گیری در مورد جلسات انعطاف‌پذیر را می‌دهد تا آن‌ها بتوانند به طور خودکار روز خود را بر اساس این ترجیحات بهینه سازند.

یک ویژگی منحصر به فرد این ابزار، برنامه‌ ریزی هوشمند مصنوعی آن است که به کاربران کمک می‌کند درخواست‌های برنامه‌ ریزی گروهی را به راحتی مدیریت کنند، در هفته خود فضا ایجاد کنند و زمانی با یک گروه پیدا کنند.
این ابزار با پلتفرم‌های دیگر مانند Asana و Slack ادغام می‌شود و ویژگی‌های دیگری از جمله وقفه‎‌های انعطاف‌پذیر (flexible holds)، وقفه‎‌های زمان ناهار (lunch holds)، استراحت‌های هوشمند جلسات (smart meeting breaks)، همگام‌سازی وضعیت Slack و همگام‌سازی تقویم شخصی (personal calendar sync) دارد.

Sidekick یک نرم‌افزار برنامه‌ ریزی هوش مصنوعی جلسات آنلاین پرکاربرد دیگر است که با هوش مصنوعی و پردازش زبان هوشمند ساخته شده است. این ابزار در سال 2019 تأسیس شد و به خاطر ناراحتی و نارضایتی یکی از بنیان‌گذاران آن، Nathan Jean، از ابزارهای مدیریت تقویم موجود و چالش‌های برنامه‌ ریزی که در آن زمان داشتند، به وجود آمد.
Sidekick چندین گزینه برنامه‌ ریزی جلسات را ارائه می‌دهد، از جمله Sidekick Scheduling که زمان‌های بهینه جلسات برای افراد و تیم‌ها را شناسایی می‌کند، Forward to Schedule که جلسات را از طریق ایمیل برنامه‌ ریزی می‌کند و صفحه برنامه‌ ریزی سفارشی آن که با میهمانان برای برنامه‌ ریزی سریع به اشتراک گذاشته می‌شود.

این ابزار به خوبی با بسیاری از ابزارهای جلسات آنلاین مانند Google Meet، Zoom، Skype، Microsoft Teams و غیره ادغام می‌شود.
Sidekick در G2 با امتیاز 5 از 5 ارزیابی شده است و بیشتر کاربران می‌گویند که این برنامه زمان‌بندی و صرفه‌جویی در زمان، برای افراد پرمشغله که هر روز با مشتریان جلسه برگزار می‌کند ضروری است.

این ابزار در ابتدا در سال 2017 به عنوان ابزاری داخلی در پلتفرم بهره‌وری ClickUp که مقر آن در کالیفرنیا است، توسعه یافت. سپس به عنوان نرم‌افزار همکاری و بهره‌وری ابری به عموم عرضه شد. هدف ClickUp حل مشکل بهره‌وری پراکنده ناشی از استفاده از چندین ابزار و اکوسیستم‌های جداگانه بود.
این ابزار یک طرح رایگان و مجموعه‌ای از ویژگی‌های مفید را ارائه می‌دهد، از جمله بیش از 100 پیش‌فرض و قالب از پیش ساخته شده، قالب‌های تخته سفید (whiteboard templates)، ردیابی زمان محلی (native time tracking)، خلاصه AI و فیلدهای سفارشی پیشرفت (AI summary and progress custom fields)، رونویسی صوتی و ویدیویی (voice and video transcription) و پرسش و پاسخ تعاملی (Interactive Q&A ).

کاربران می‌توانند ClickUp را با بیش از 1000 برنامه شخص ثالث از جمله Slack، GitLab، Google Drive، Zoom و Microsoft Teams ادغام کنند. ClickUp همچنین می‌تواند خلاصه پروژه و به‌روزرسانی پیشرفت، موارد اقدام، برنامه‌ ریزی زیرکارها و پر کردن خودکار داده‌ها را خودکارسازی کند.
ClickUp از بازخوردهای عالی از وب‌سایت‌های بررسی مختلف، از جمله 4.7 از 5 ستاره در G2 و امتیاز 8.5 از 10 در TrustRadius برخوردار است.